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报业集团应收账款管理系统的构建与应用

2019-09-09 17:39:32

来源:青年记者2019年8月中   作者:王新

摘要:  现金管理是报业集团财务管理的重点,及时足额清欠广告、发行等欠款是现金管理的重要手段,对报业集团的持续经营很重要。建立行之有效的

  现金管理是报业集团财务管理的重点,及时足额清欠广告、发行等欠款是现金管理的重要手段,对报业集团的持续经营很重要。建立行之有效的报业集团应收账款管理系统,促进应收账款快速变现,实现资金及时足额回笼,能够筹集媒体融合发展所需资金、降低企业融资成本、防范化解经营风险。

  传统应收账款管理模式存在的问题

  目前,报业集团普遍下属子分公司众多,以媒体产业为主,经营业务多元化,涉及多个行业,对应收账款管理的水平参差不齐。据了解,有的公司思想上重视,管理措施方法到位,欠款率低到1%至2%;而有的公司过于追求账面销售收入,忽视对后期应收账款的管理,造成欠款率高达27%。过高的欠款率,不但浪费了报社资源、增加了无谓的税收负担,还给公司带来资金上的较大压力,提高了融资成本。因此,借助信息化手段,构建一套科学有效的报业集团应收账款管理系统势在必行。

  报业集团应收账款管理系统的构建

  笔者认为可以分三部分进行有效管理(见右图)。
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报业集团应收账管理系统基本框架

  (一)业务部分

  1.客户信用风险管理。客户信用的优劣决定了应收账款的先天质量,客户信用风险管理是应收账款管理的起点。在合同谈判前,乃至签约、执行的全过程,都要对客户的经营、财务各项数据等进行有效的搜集与整理,为经营决策提供参考信息;其次,要根据行业属性、企业规模、既往合作历史等情况对客户的信用等级进行评估,根据评估的等级进行授信管控,最终确定其适当的还款账期。针对这些管理上的需求,我们专门在钉钉办公系统中开发客户管理模块,经办人员在业务开始尽调前将客户相关数据录入钉钉办公系统客户管理模块中,以此作为签订合同的参考。

  2.合同管理。在钉钉办公软件系统中实现所有合同的网上审批。在系统中,合同审核由业务经办人发起,部门负责人审批,集团法务部、财务部人员参与审核,最后社长(常规的广告发布合同可只审批到广告公司总经理)批准后方能签订该合同。审批通过后,通过钉钉发送提示给印鉴管理员,后者将书面文本盖章。业务员最后将合同方确认盖完印鉴的合同扫描件上传办公系统备查。

  完成合同网上审批后,合同编号、合同签订日期、合同额、客户付款条件、业务经办人等相关数据会自动归集到办公系统中的合同管理模块。合同管理模块与方正广告系统无缝对接,数据共享。对合同的责任人以及该部门相关负责人,钉钉系统会在合同审批通过、合同账期到期日前等增加消息提醒功能,以此来杜绝只管签合同而不管合同执行的情况。

  3.广告编辑管理。履行合同发布广告后,广告编辑人员在方正系统软件中确认广告发布相关信息,该系统与财务核算系统有接口对接,业务完成数据经确认后可导入浪潮财务ERP系统,并触发财务系统后台应收账款、收入、成本、应收款账龄分析等功能,自动生成集成总账凭证。合同编号是该业务的唯一编码,授权用户在输入编码后可以实时跟踪该业务的合同内容、责任人、广告发布时间、是否已收款、发票开具情况等所有信息。

  (二)财务部分

  1.发票管理。国家税收政策变化较快,税率调整幅度较大,对企业发票管理的要求更加严格。发票管理要从最初的分散化到标准化再到集中化管理,而应收账款管理系统的构建与应用为实现发票的集中化管理提供了有力可靠的保障。应收账款管理系统中有专门的发票管理模块,可以全面支持发票申请、审核、发票查询等功能。通过该系统,也能够对开票准确率、及时性等发票质量指标进行实时监控。

  2.应收账龄分析。客户的账龄从广告采编人员在方正系统中确认广告发布之日开始计算,系统会自动在付款期限前5天,逾期30天、60天、90天等节点(节点时间可以设置)对相关负责人在钉钉办公系统中进行信息提醒。同时,财务人员会在每月初对截至上月底的应收账款进行账龄分析,针对欠款原因、收款疑难程度等不同情况,督促各部门分步、分级、分类推进清收。对于逾期6个月的欠款,通过对账、电话、走访、发函等方式分步清收;根据欠款的疑难程度不同,由公司不同层级的部门分级别催收;按欠款的业务内容不同,与相关部门沟通了解原因,分门别类进行清收,最大限度降低集团的应收账款率。

  3.账务核算。在业财一体化的管理模式下,应收账款部分的会计核算随着业务部门将相关业务数据录入管理系统中的业务模块,在有关部门审核确认后,自动触发收入、成本、应收账款、税金的会计核算功能,数据传至ERP生成总账凭证。这样减少了部门之间重复的沟通环节,信息共享,能大大提升工作效率。

  (三)管理部分

  业务部分与财务部分是应收账款管理的数据分析支持,管理部分则是应收账款的管理环境和基础。管理部分由组织、人员、流程、制度、系统、绩效六部分组成,保障和促进了应收账款管理业务的实施。

  1.人员与组织。搭建合理有效的应收账款管理架构组织能够促进应收管理系统的良性运转,将基础业务进行专业化、标准化、流程化和信息化的统一处理,实现开具发票集中、收款集中、对账集中。优化人员岗位设置,将原来的专职收款岗位从基础数据处理工作中解放出来,全面转型为业务财务岗位,集中精力关注应收账款管理的全流程,并逐步将风险管控节点时间前移。同时,业务部门通过组织系统的培训,持续提升清收团队的专业能力。

  2.流程与制度。为了保证应收管理全流程的顺利运行,必须建立一套行之有效、标准化的工作流程和制度。从签订合同之前的客户信用管理到签订合同过程中的合同管理与风险把控,从广告采编业务管理到应收财务核算,从财务核算管理到应收款清收管理,每个环节都要建立相应的流程,并在相关流程中加入信用评级制度、合同管理制度、合同风险管控制度、收款流程、应收核销机制和奖惩办法等制度,使得各个节点上的团队成员能够清晰地按照流程协同运作,并依据制度完成各个节点上的标准化工作内容。

  3.信息系统。信息系统建设必须与业务流程的不断优化相结合,这样才能使其与业务流程实现无缝对接,充分发挥信息系统的作用。钉钉办公系统、方正业务系统、浪潮财务ERP系统这三个重要信息系统有效地对接结合,数据共享,保障业务全流程地顺利完成。

  4.绩效考核。对应收账款管理的绩效考核主要分两部分:一是对业务员个人业绩考核,二是对子公司的利润考核。对个人考核主要是通过制定量化的考核指标以及考核奖惩办法来完成。例如:通过在收款金额、收款时效、收款管理质量等方面的指标完成情况与其绩效奖金的发放挂钩,以此来促使业务员积极清收应收款。对各子公司的考核除了以利润为主要关键考核指标,还把应收款年末净增减额作为利润的备抵指标,用以引导子公司提高收入质量、及时催收欠款。

  应收账款管理系统涉及业务、财务、管理、信息系统等各个环节,搭建一套标准化、流程化、制度化管理系统,有利于加速提升报业集团的应收账款管理水平,防范化解经营风险。

  (作者单位:山东大众报业集团半岛传媒股份有限公司)

来源:青年记者2019年8月中

编辑:范君